Cách tạo Drop List (danh sách thả xuống) trong Excel có ví dụ chi tiết

Drop List (danh sách thả xuống) là một trong tính năng phổ biến trên phần mềm Excel được khá nhiều người sử dụng. Vậy bạn có biết cách sử dụng Drop List chưa hay bạn đang gặp rắc rối trong quá trình tạo Drop List? Bạn có thể tìm hiểu bài viết dưới đây và giải quyết vấn đề đang gặp phải trên laptop, máy tính của bạn nhé!

Chọn ô cần tạo Drop List và Chọn Data Validation

Chọn ô cần tạo Drop List và Chọn Data Validation

Bước 2: Chọn tab Settings > Trong mục Allow chọn List > Đi đến mục Sources > Chọn từ dữ liệu có sẵn đã được tạo trong trang tính > Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.

Chọn từ dữ liệu có sẵn đã được tạo trong trang tính và nhấn OK

Cách tạo Drop List bằng cách tự nhập

Bước 1: Chọn ô cần tạo Drop List > Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation.

Chọn ô cần tạo Drop List và Chọn Data Validation

Chọn ô cần tạo Drop List và Chọn Data Validation

Bước 2: Chọn tab Settings > Trong mục Allow chọn List > Đi đến mục Sources > Nhập tên các thành phần cần tạo list > Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.

Nhập tên các thành phần cần tạo list và nhấn OK

Cách tạo Drop List phụ thuộc và 1 list khác

Bước 1: Đặt tên cho vùng dữ liệu mà bạn muốn tạo Drop List như sau:

Tô chọn dãy ô là TÊN SP > Vào thẻ Formulas > Chọn Define Name.

Tô chọn dãy ô là TÊN SP và Chọn Define Name

Bước 2: Ở hộp thoại hiện lên nhập tên cho vùng dữ liệu > Nhấn OK.

Ở hộp thoại hiện lên nhập tên cho vùng dữ liệu và nhấn OK

Bước 3: Chọn ô cần đặt danh sách thả xuống > Chọn thẻ Data > Nhấn chọn Data Validation > Ở hộp thoại hiện lên chọn thẻ Settings > Đi đến mục Allow chọn List > Ở phần Source bạn nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(A13,” “,””)) > Nhấn OK.

Giải thích hàm:

– SUBSTITUTE(A13,” “,””): Có nghĩa là lấy dữ liệu ở ô A13 sau đó bỏ đi dấu cách ở giữa để phù hợp với tên bạn đã thực hiện đặt ở bước 2.

– Hàm INDIRECT: Sẽ đóng vài trò gián tiếp lấy các dãy ô có chứa TÊN SP đã đặt tên bên trên phù hợp với TÊN SP được nhập trong bảng bên dưới.

Nhập công thức để tạo danh sách thả xuống phụ thuộc vào một List

3. Cách tùy chỉnh danh sách thuộc tính

Chỉnh sửa hoặc xóa một Named Range

Bước 1: Vào thẻ Formulas > Chọn Name Manager > Chọn tên vùng dữ liệu muốn chỉnh sửa.

Vào thẻ Formulas chọn Name Manager và Chọn tên vùng dữ liệu muốn chỉnh sửa

Bước 2: Thực hiện tùy chỉnh như thay đổi vùng dữ liệu, chỉnh sửa tên, xóa tên vùng dữ liệu.

– Chọn mũi tên hướng lên tại mục Refers to để thay đổi vùng dữ liệu.

– Chọn Edit… để chỉnh sửa tên vùng dữ liệu.

– Chọn Delete để xóa tên vùng dữ liệu.

Thực hiện tùy chỉnh như thay đổi vùng dữ liệu, chỉnh sửa tên, xóa tên vùng dữ liệu

Sao chép và dán Drop List

Bước 1: Chọn ô đã được tạo Drop List > Nhấn chuột phải chọn Copy (hoặc nhấn Ctrl + V).

Copy Drop List

Bước 2: Chọn ô muốn dán Drop List > Nhấn chuột phải chọn Paste Special….

Nhấn chuột phải chọn Paste Special…

Bước 3: Tại mục Paste chọn Validation > Nhấn OK.

Tại mục Paste chọn Validation và Nhấn OK

4. Cách xóa danh sách thả xuống

Chọn ô đã tạo Drop List > Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation > Chọn Clear All > Nhấn OK.

Xóa danh sách thả xuống

5. Một số lưu ý khi tạo Drop List trong Excel

– Sau khi tạo xong danh sách thả xuống, bạn hãy mở danh sách thả xuống bằng cách nhấn vào ô chứa danh sách để chắc chắn rằng tất cả các mục mà bạn đã nhập được hiển thị đầy đủ.

– Khi nhập các mục cho danh sách, bạn cần nhập theo thứ tự mà bạn muốn dữ liệu hiển thị trong trình đơn thả xuống.

– Khi thực hiện sao chép, tại mục Source các ô và dải ô đều nên được cố định bằng cách chọn ô hoặc dải ô bằng cách nhấn chuột để chọn, không nên nhập tay. Để khi chuyển đến ô khác các ô và dải ô đều không bị thay đổi.

Cố định ô bằng cách nhấn chuột để chọn

Một số mẫu laptop giúp bạn làm việc tốt hơn với khối việc văn phòng:

Trên đây là cách tạo Drop List (danh sách thả xuống) trong Excel có ví dụ chi tiết. Mong rằng bài viết này sẽ mang lại những thông tin bạn cần. Cảm ơn bạn đã theo dõi và chúc bạn thành công nhé!