Workshop là gì? Lợi ích và quy trình tổ chức workshop thành công

Workshop là thuật ngữ không còn xa lạ với chúng ta trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay. Vậy Workshop là gì? Có những hình thức Workshop nào phổ biến? Lợi ích mà Workshop mang lại gồm những gì? Để giải đáp toàn bộ thắc mắc trên, mời các bạn đọc ngay bài viết dưới đây của JobsGo nhé.

1. Khái niệm workshop là gì?

Về cơ bản workshop là gì?, Workshop là buổi hội thảo, trao đổi kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm,… trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Các buổi Workshop có thể tổ chức để trao đổi các vấn đề chuyên môn, nghề nghiệp, kiến thức hay đơn giản để trò chuyện, chia sẻ về những kinh nghiệm, những điều thú vị trong cuộc sống,…

Nhưng dù diễn ra với mục đích gì, lĩnh vực nào, các buổi Workshop thường có hai phần cơ bản:

• Phần một: thời gian đầu của buổi Workshop là phần các chuyên gia, diễn giả chia sẻ kiến thức, kỹ năng trong lĩnh vực họ đã thành công.
• Phần hai: người tham dự và các chuyên gia sẽ đi sâu hơn vào chủ đề buổi Workshop thông qua các hoạt động như đặt câu hỏi, giao lưu, trò chuyện,…

2. Các hình thức Workshop phổ biến

Hiện nay, các hình thức Workshop chủ yếu thường tập trung thành ba nhóm chính bao gồm:

2.1 Workshop chia sẻ kiến thức

Đây là các buổi Workshop phổ biến và thường gặp nhất hiện nay. Quy mô buổi Workshop không cố định mà có thể dao động từ vài chục đến vài trăm người. Thời gian tổ chức Workshop chia sẻ kiến thức thường trong khoảng 3-4 giờ đồng hồ.

Buổi Workshop này được chia thành hai phần là chuyên gia chia sẻ kiến thức và giải đáp thắc mắc của người tham gia. Thông qua chia sẻ, trao đổi, những người tham gia sẽ học được rất nhiều kiến thức bổ ích từ đội ngũ chuyên gia.

2.2 Workshop thực hành

Workshop thực hành phổ biến ở một số lĩnh vực như nấu ăn, trang trí hoa nghệ thuật, thời trang,… Tại các buổi Workshop thực hành, bạn vẫn được lắng nghe những chia sẻ và kinh nghiệm quý giá từ chuyên gia trong thời gian đầu. Thời gian còn lại, thay vì đặt câu hỏi, người tham dự sẽ được bắt tay ngay vào thực hành và trải nghiệm. Đây là khoảng thời gian tuyệt vời bởi bạn được trực tiếp thực hiện những điều trước giờ chưa dám thử.

2.3 Workshop Marketing

Workshop Marketing là hình thức Workshop quy mô và hoành tráng bậc nhất. Đây không đơn thuần là các buổi chia sẻ kiến thức thông thường mà là nơi các doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới đến công chúng. Các chuyên gia, đại diện nhãn hàng cũng có mặt để giúp khách hàng hiểu về tính năng, công dụng, điểm nổi bật và thông điệp thương hiệu muốn truyền tải.

3. Lợi ích của Workshop

Nhắc đến Workshop, nhiều người cho rằng đây chỉ là các buổi trao đổi thông tin. Do vậy, đến với Workshop có lẽ chỉ để nghe chuyên gia chia sẻ. Tuy nhiên, với cấu trúc hai phần tách biệt, bạn sẽ nhận được nhiều hơn mong đợi khi đến với các buổi Workshop.

3.1 Phát huy khả năng làm việc nhóm

Tại các buổi Workshop, trao đổi, chia sẻ kiến thức,… bạn không chỉ lắng nghe đơn thuần mà còn được tham gia thảo luận, thực hành trực tiếp. Các hoạt động kết nối những người có chung sở thích, đam mê,… sẽ giúp bạn phát huy tối đa khả năng làm việc nhóm.

3.2 Rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi

Đặt câu hỏi là phần không thể thiếu trong các buổi Workshop. Tuy nhiên, nếu bạn không tập trung và tóm lược thông tin sẽ rất khó để đặt ra câu hỏi đúng trọng tâm. Kỹ năng lắng nghe và phân tích vấn đề của bạn cũng được mở rộng trong quá trình tập trung lựa chọn và đặt câu hỏi.

3.3 Thúc đẩy khả năng tư duy, sáng tạo

Việc phải tiếp nhận lượng thông tin lớn trong khoảng thời gian ngắn của Workshop giúp bạn nâng cao tư duy. Trí tưởng tượng, sự sáng tạo trong bạn cũng sẽ có những thay đổi tích cực khi đón nhận chia sẻ gần gũi và nguồn cảm hứng mới mẻ từ chuyên gia, diễn giả,…

3.4 Kênh quảng bá tiết kiệm, hiệu quả

So với các hình thức Marketing hiện nay, Workshop được xem là kênh quảng bá tiết kiệm với doanh nghiệp. Tại các buổi hội thảo quảng cáo, nhãn hàng vừa có thể tiếp cận với khách hàng, vừa thấu hiểu những mong muốn, nguyện vọng của họ thông qua phần trao đổi gần gũi.

4. Ví dụ về các Workshop nổi tiếng

• Vẽ tranh thư giãn – Workshop ở Hà Nội

Địa chỉ: Couchsurfing Café – Số 103A/2, Tập thể viện Mác Lênin, Ngõ 84 Ngọc Khánh, Giảng Võ, Ba Đình, Hà Nội.

Nếu bạn là người yêu thích nghệ thuật, chắc chắn không thể bỏ qua Workshop vẽ tranh thư giãn. Với không gian đậm chất nghệ thuật, bạn sẽ đánh thức khả năng hội họa và tìm thấy cảm hứng sáng tạo dù chưa từng cầm cọ vẽ trước đây. Ngoài vẽ, bạn cũng có thể nhâm nhi một tách cà phê trong không gian đậm chất nghệ thuật của buổi Workshop.

• Học làm gốm – Workshop ở Hà Nội

Địa chỉ: Authentic Bát Tràng – 62 Hàng Hòm, Hoàn Kiếm, Hà Nội.

Yêu thích gốm sứ nhưng chưa có cơ hội trải nghiệm, hãy đến ngay với Workshop học làm gốm tại Hà Nội. Đến với buổi Workshop, bạn sẽ được nắm những kiến thức cơ bản, quy trình làm gốm và bắt tay ngay vào thực hành để tạo ra sản phẩm cho riêng mình.

• Workshop “Content Marketing – Bí mật của thành công” – FPT Polytechnic

Đây là buổi Workshop do Cao đẳng FPT Polytechnic chia sẻ về kiến thức Content Marketing. Với sự có mặt của các giảng viên hàng đầu, bạn sẽ có cái nhìn chính xác nhất về lĩnh vực rộng lớn này.

5. Quy trình tổ chức workshop thành công

Quy trình tổ chức Workshop trên thực tế bao gồm 4 giai đoạn cơ bản như sau:

5.1 Chuẩn bị kế hoạch tổ chức Workshop

Trước khi tổ chức Workshop, các đơn vị sẽ dành thời gian lên kế hoạch để quá trình triển khai được diễn ra trơn tru nhất. Kịch bản, thời gian, khung chương trình được chuẩn bị tỉ mỉ nhất để đảm bảo thành công cho Workshop. Trang thiết bị, công cụ hỗ trợ cũng là yếu tố không thể bỏ qua trong khâu chuẩn bị cho buổi Workshop.

5.2 Xác định vai trò của những người tham dự

Mỗi cá nhân có mặt trong Workshop đều nắm vai trò quan trọng quyết định sự thành công buổi Workshop. Vì vậy, xác định rõ vai trò từng người là yếu tố không thể bỏ qua trong quy trình tổ chức Workshop.

• Người điều phối (Facilitator): Có trách nhiệm đảm bảo Workshop diễn ra theo đúng kế hoạch và kịch bản. Sẵn sàng hỗ trợ người trong ekip và xử lý tình huống phát sinh cũng là nhiệm vụ quan trọng của người điều phối.
• Người ghi chép (Note-taker): Người ghi chép có nhiệm vụ như một thư ký lưu lại diễn biến Workshop để đơn vị tổ chức có đánh giá chính xác cũng như kinh nghiệm cho các buổi Workshop tiếp theo.
• Người giám sát thời gian (Timekeeper): Theo dõi sát sao thời gian từng phần chương trình trong Workshop là nhiệm vụ của người giám sát thời gian. Người này sẽ đảm bảo và chuẩn bị thời gian cho những hạng mục phát sinh ảnh hưởng đến thời gian của chương trình cũng là điều Timekeeper cần lưu ý.
• Người tham dự (Participant): Là những người tham dự, lắng nghe chia sẻ đồng thời cũng là người tạo nên không khí đúng chất Workshop. Không những vậy, đội ngũ tổ chức Workshop cũng sẽ học được rất nhiều điều từ những chia sẻ, góp ý của người tham dự.

5.3 Tiến hành buổi Workshop theo dự kiến

Hoàn thành các khâu chuẩn bị, buổi Workshop được diễn ra theo đúng kế hoạch và định hướng ban đầu. Ngoài việc đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch, các đơn vị cũng cần chuẩn bị tinh thần cho các tình huống ngoài dự kiến để buổi Workshop diễn ra đúng mong đợi.

5.4 Tổng kết và rút kinh nghiệm sau Workshop

Không đơn vị nào mong muốn chỉ có thể tổ chức một buổi Workshop duy nhất trong suốt quãng thời gian hoạt động. Tổ chức được càng nhiều Workshop thu hút số lượng lớn người tham dự, càng chứng tỏ khả năng và thực lực của đơn vị. Để làm được điều này, tổng kết và rút kinh nghiệm là khâu không thể bỏ qua.

Theo đó, những điểm đã làm được trong Workshop cần tiếp tục phát huy. Những sự cố cần được khắc phục và kiểm soát chặt chẽ hơn. Trong khi đó, ý kiến đánh giá từ người tham dự cần được tiếp thu một cách nghiêm túc.

Hy vọng các thông tin chia sẻ trong bài viết có thể hữu ích và giúp bạn trả lời được câu hỏi Workshop là gì. Bạn có thể tham gia các buổi Workshop lĩnh vực yêu thích để học hỏi và phát triển các kỹ năng cho bản thân. Đừng quên chia sẻ bài viết để nhiều người biết đến hình thức trao đổi kiến thức thú vị này.