Hướng dẫn lập công thức điền dữ liệu trong Excel nhanh chóng

Khi thao tác với bảng tính trong Excel, phần lớn chúng ta có thói quen để trống những ô chứa dữ liệu giống ô bên trên. Mặc dù điều này không có gì sai, nhưng nó có thể gây khó khăn cho việc xử lí dữ liệu sau này. Do vậy, hãy cùng tìm hiểu cách lập công thức điền dữ liệu trong Excel cùng Gitiho nhé.

Tuyệt đỉnh Excel – Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Lập công thức điền dữ liệu trong Excel từ ô phía trên

Ví dụ lập công thức điền dữ liệu trong Excel từ ô phía trên

Chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách nhập dữ liệu Excel từ ô phía trên qua ví dụ đơn giản về số lượng hàng bán trong các tháng của một chi nhánh công ty. Dữ liệu chúng ta có sẵn như sau:

Sau khi lập công thức điền dữ liệu trong Excel, chúng ta sẽ có kết quả hiển thị Excel như sau:

Làm thế nào để thực hiện được điều này? Hãy cùng đi tìm hiểu ngay với Gitiho bạn nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng bảng dữ liệu chuẩn để lập báo cáo trên Excel

Cách lập công thức điền dữ liệu trong Excel từ ô phía trên

Chúng mình sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện lập công thức điền dữ liệu Excel bằng tính năng Go To kết hợp công thức các hàm. Chúng ta làm theo các bước sau:

Chọn vùng cần nhập dữ liệu Excel.

Vào tab Home > nhóm Editing > Find & Select > Go To Special.

Hộp thoại Go To Special hiện lên. Ta nhấn chọn Blanks rồi nhấn OK để đóng hộp thoại.

Các ô trống đã được chọn. Tại ô trống đầu tiên, hãy nhập tham chiếu tới ô ngay phía trên chứa dữ liệu cần điền. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ điền vào ô A3 công thức: =A2.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter hoặc nhấn Enter rồi nhấn tổ hợp Ctrl+D để tự động nhập dữ liệu Excel cho các ô trống còn lại.

Sau đó, chúng ta sử dụng tính năng Copy Paste cho vùng đã chọn bằng Paste Value. Như vậy, chúng ta đã hoàn thành thao tác lập công thức điền dữ liệu trong Excel từ ô phía trên. Kết quả như hình dưới đây:

Xem thêm: 10 cách sử dụng tính năng Paste Special trong Excel ít người biết

Lập công thức điền dữ liệu trong Excel từ ô phía dưới

Ví dụ lập công thức điền dữ liệu trong Excel từ ô phía dưới

Chúng ta vẫn sử dụng ví dụ từ đầu bài viết. Tuy nhiên, trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách lập công thức điền dữ liệu trong Excel từ ô phía dưới nhé. Dữ liệu từ đầu hiển thị như sau:

Cách lập công thức điền dữ liệu trong Excel từ ô phía dưới

Để lập công thức điền dữ liệu trong Excel từ ô phía dưới, chúng ta thực hiện tương tự các bước ở phần trên như sau:

Chọn phạm vi các ô cần nhập dữ liệu Excel. Lưu ý không chọn ô dữ liệu cuối cùng để tránh tình trạng nhảy công thức. Ở ví dụ này, chúng ta sẽ bỏ ô A13 chứa dữ liệu “Tháng 3”.

Sử dụng tính năng Go To Special như ở phần trên để Excel lọc ra các ô trống trong phạm vi chọn.

Nhấn giữ phím Ctrl và chọn ô cuối cùng trong phạm vi chọn. Ở ví dụ này chúng ta sẽ chọn ô A12.

Tại ô A12, chúng ta sẽ nhập công thức tham chiếu tới giá trị cần điền. Vì vậy, hãy nhập =A13.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter và Paste Special Value để Excel điền dữ liệu cho tất cả các ô trống.

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành thao tác lập công thức điền dữ liệu trong Excel từ ô phía dưới rồi.

Xem thêm: Thao tác Cut, Copy, Paste và Format Painter trong soạn thảo văn bản

Tổng kết

Việc lập công thức điền dữ liệu trong Excel sẽ giúp bạn xử lí dữ liệu dễ dàng hơn, tránh các lỗi khó sửa trong quá trình phân tích, đặc biệt là khi bạn sử dụng Pivot Table. Hãy cùng đón đọc các bài viết trên blog Gitiho để nhanh chóng cập nhật các kiến thức Excel bổ ích. Đừng quên tham gia khóa học Tuyệt đỉnh Excel cùng chúng mình nhé.

Gitiho chúc các bạn một ngày làm việc hiệu quả!