5+ cách chuyển date sang text trong Excel không cần dùng hàm

Nếu bạn đang mắc kẹt với việc cập nhật và định dạng dữ liệu ngày tháng năm trong bảng tính, thì đừng lo lắng! Genz.edu.vn sẽ tiết lộ cho bạn 5 cách thông minh để giúp bạn chuyển date sang text trong Excel một cách nhanh chóng mà không cần dùng công thức, đảm bảo bạn sẽ tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc của mình. Đừng bỏ lỡ, hãy cùng khám phá ngay nhé!

1. Dùng TEXT để chuyển date sang text trong Excel.

Hàm TEXT được thiết kế với công dụng chuyển đổi giá trị số thành chuỗi. Công thức hàm TEXT là: =TEXT(value, format_text)

• Value được biết đến là giá trị số mà bạn muốn chuyển đổi. Đây có thể là một số hoặc một công thức hiển thị dưới dạng số hay tham chiếu của ô tính chứa số.
• Format_text là cách mà bạn muốn định dạng kết quả với giá trị text, trong trường hợp dạng chuỗi để trong dấu nháy kép.

Ví dụ: Bạn có thể dùng công thức sau để thực hiện chuyển đổi ngày tháng trong ô A1 sang dạng chuỗi theo định dạng ngày kiểu Mỹ (tháng/ngày/năm): =TEXT(A1,”mm/dd/yyyy”)

Cũng như bạn đã thấy, giá trị chuyển đổi bằng công thức TEXT sẽ được căn lề bên trái, đó chính là dấu hiệu đầu tiên cho thấy ngày tháng đang được định dạng text. Ngoại trừ việc căn lề trong ô tính, sẽ có một vài đặc điểm khác giúp bạn phân biệt giữa định dạng date và text trong Excel.

Ví dụ 1. Cách chuyển đổi dạng date thành text trong các định dạng khác nhau. Bởi vì bản chất của định dạng date là số, hàm TEXT lúc này sẽ không gặp vấn đề gì trong việc chuyển đổi chúng thành chuỗi text. Bước khó nhất chính là có thể xác định được định dạng hiển thị phù hợp cho ngày văn bản. Microsoft Excel lúc này sẽ hiểu các mã ngày sau đây.

Tháng:

• m là số biểu thị tháng không có số “0” đứng đầu, ví dụ 1-12
• mm là số biểu thị tháng có số “0” đứng đầu, ví dụ 01-12
• mmm là thể rút gọn của tháng, ví dụ T1-T12
• mmmm là thể đầy đủ của tháng, ví dụ Tháng 1 – Tháng 12
• mmmmm là tháng được biểu thị với chữ cái đầu tiên, ví dụ B (đại diện cho tháng Bảy hoặc tháng Ba)

Ngày:

• d là số biểu thị ngày không có số “0” đứng trước
• dd là số biểu thị ngày có số “0” đứng trước
• ddd là thể rút gọn của ngày trong tuần, ví dụ CN
• dddd là thể rút gọn của tháng trong tuần, ví dụ như Chủ Nhật

Năm:

• yy là năm thể hiện dưới hai chữ số, ví dụ 97
• yyyy là năm thể hiện dưới bốn chữ số, ví dụ 1997

Để có thể hiển thị chính xác được định dạng ngày mà bạn muốn, bạn có thể thực hiện tách các mã ngày bằng các kí tự phân tách khác nhau như là dấu gạch nối (-), dấu phẩy (,) hay dấu hai chấm (:). Sau đây sẽ là một vài ví dụ:

• mm/dd/yyyy là ngày định dạng theo kiểu Mỹ, ví dụ 05/11/1997
• dd/mm/yyyy là ngày định dạng theo chuẩn còn lại của quốc tế, ví dụ 11/05/1997
• dd-mmm-yyyy là hiển thị 11-May-97 để tránh sự nhầm lẫn
• dddd, mmmm d, yyyy là ngày đầy đủ, gồm thứ, ví dụ Thứ năm ngày 11 tháng 05 năm 1997

Ví dụ: Nếu bạn có cột ngày định dạng kiểu Mỹ và lúc này bạn cần xuất chúng ra file .csv để gửi cho đối tác ở UK, bạn có thể thực hiện chuyển đổi định dạng bằng: =TEXT(A1,”mm/dd/yyyy”) Một vài ví dụ công thức cùng kết quả hiển thị minh họa sau đây:

Ví dụ 2: Cách chuyển đổi thời gian thành dạng chuỗi Nếu như thời gian của bạn hiển thị cả ngày và giờ và bạn đang muốn chuyển chúng thành dạng chuỗi text thì bạn sẽ cần thêm mã thời gian vào trong tham số format_text trong hàm TEXT

Giờ:

• h là giờ không có số “0” đứng trước, ví dụ 0-23
• hh là giờ có số “0” đứng trước, ví dụ 00-23

Phút:

• m là phút không có số “0” đứng trước, ví dụ như 0-59
• mm là giờ có số “0” đứng trước, ví dụ như 00-59

Giây:

• s là giây không có số “0” đứng trước, ví dụ như 0-59
• ss là giây có số “0” đứng trước, ví dụ như 00-59

Thời điểm trong ngày:

• AM/PM là hiển thị thành AM hoặc PM
• Nếu không thiết lập, định dạng 24 giờ sẽ được mặc định.

Nếu như bạn chú ý, mã m được dùng cho cả tháng và phút, bạn lúc này có thể thắc mắc làm thế nào Microsoft Excel có thể phân biệt được chúng. Nếu bạn đặt “m” vào ngay sau mã h (giờ) hoặc là ngay trước mã s (giây) Excel lúc này sẽ hiểu bạn muốn hiển thị phút hay tháng. Hàm TEXT có thể gồm mã ngày và thời gian trong tham số format_text, ví dụ như: =TEXT(A2,”dd/mm/yyyy hh:mm”)

Nếu như bạn chỉ muốn chuyển đổi cách hiển thị thời điểm trong ngày, bạn chỉ tiến hành cần gõ vào mã thời điểm như sau: =TEXT(A2,”h:mm AM/PM”)

Kết quả hiển thị sẽ như trong hình dưới đây:

Ví dụ 3. Cách chuyển đổi ngày hiện tại sang định dạng text

Nếu bạn muốn chuyển đổi ngày hiện tại thành định dạng text, bạn có thể dùng hàm TEXT kết hợp với hàm TODAY,

Ví dụ như sau: =TEXT(TODAY(), “dd-mmm-yyyy”)

Ví dụ 4. Hàm TEXT chuyển đổi định dạng text thành date:

Mặc dù rằng chức năng chính của hàm TEXT là thực hiện chuyển đổi định dạng number sang text, thì nó vẫn có thể tiến hành chuyển đổi theo chiều ngược lại. Để thực hiện được điều này, bạn chỉ cần thêm hai dấu gạch nối (-) vào công thức TEXT.

Ví dụ, để thực hiện chuyển đổi chuỗi ký tự trong ô A1 sang dạng date, dùng công thức =-TEXT(A1,”mm/dd/yy”), sau đó tiến hành định dạng ô tính như cách định dạng ngày.

2. Chuyển date sang text trong Excel bằng TEXT TO COLUMNS.

Giống như bạn đã thấy, hàm TEXT có tác dụng chuyển đổi ngày sang văn bản. Nhưng nếu như bạn không hay sử dụng hàm Excel, bạn có thể sẽ thích giải pháp sau đây hơn.

Chú ý: Text to Columns wizard luôn thực hiện chuyển đổi các ngày theo định dạng ngày tháng tắt, bất kể ngày tháng gốc có được hiển thị như thế nào trong bảng tính của bạn. Nếu như định dạng ngày mặc định này không phải là điều mà bạn muốn, bạn có thể thực hiện chuyển sang giải pháp cho phép bạn chuyển đổi ngày thành chuỗi văn bản với bất kỳ định dạng nào mà bạn chọn.

Nếu như bạn không quan tâm đến định dạng mặc định, hãy thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Trong bảng tính Excel của bạn, hãy chọn tất cả các ngày bạn muốn thay đổi thành văn bản.
• Bước 2: Trên tab Data, tiến hành tìm nhóm Data Tools sau đó nhấp vào Text to Columns.

• Bước 3: Tại bước đầu tiên, hãy chọn Delimited và chọn Next

• Bước 4: Ở bước 2, không thực hiện chọn bất cứ mục nào, hãy bấm Next

• Bước 5: Chọn Text dưới Column data format và bấm Finish. Mẹo. Nếu như bạn không muốn kết quả hiển thị là một chuỗi kí tự ghi đè lên ngày tháng gốc, hãy thực hiện cụ thể hóa vị trí Destination cho ô đầu của cột mới.

Hình ảnh bên dưới mô tả kết quả – ngày tháng được đổi sang dạng chuỗi ký tự ở dạng định dạng ngày tháng ngắn đã được cài đặt trong Windows Regional Settings, trong trường hợp này sẽ là “mm/dd/yyyy”:

Xem thêm:

• Hàm lấy giờ phút giây trong Excel
• Cách chuyển đổi định dạng từ số sang text
• Cách chuyển file CSV sang Excel

3. Chuyển date sang text trong Excel qua CHUỖI BẰNG PHÍM BẤM.

Một cách khác nhanh mà không cần hàm để thực hiện chuyển ngày tháng trong Excel sang dạng chuỗi kí tự đó chính là sử dụng Notepad hay các phần mềm chỉnh sửa văn bản. Không giống như Text to Columns, các công cụ này cho phép bạn thực hiện chuyển đổi ngày tháng trong Excel sang dạng văn bản ở bất cứ định dạng nào mà bạn muốn.

Các bước như sau:

• Bước 1: Tại trang tính Excel, thực hiện định dạng ngày tháng theo cách mà bạn muốn khi đổi nó thành dạng văn bản.
• Bước 2: Tiến hành chọn tất cả ngày tháng mà bạn muốn chuyển đổi sau đó bấm Ctrl+C để thực hiện sao chép chúng.
• Bước 3: Mở Notepad hay bất cứ phần mềm chỉnh sửa văn bản nào rồi dán đoạn vừa sao chép.
• Bước 4: Notepad lúc này sẽ tự động chuyển ngày tháng thành định dạng văn bản. Tiếp đến, nhấn Ctrl+A để chọn tất cả, sau đó lại nhấn Ctrl+C.
• Bước 5: Quay lại Microsoft Excel, tiến hành chọn cột mà bạn muốn chèn chuỗi văn bản sau đó áp dụng định dạng Text cho nó. Để thực hiện điều này, hãy nhấn Ctrl+1 để tiến hành mở hộp thoại Format Cells và chọn Text trong tab Number.

• Bước 6: Chọn ô đầu tiên là nơi mà bạn muốn chèn chuỗi văn bản rồi nhấn Ctrl+V để dán chúng là xong. Đây là kết quả, với cột B mang dữ liệu ngày tháng lúc đầu, cột D mang dữ liệu văn bản.

4. Chuyển date sang text trong Excel bằng CONTROL PANEL.

Với cách sử dụng định dạng Control Panel, chúng tôi khuyên bạn nên hạn chế sử dụng vì nó sẽ thay đổi hoàn toàn định dạng của máy và trong trường hợp này, Excel cũng có thể được áp dụng. Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên bàn phím của máy tính, bạn ấn tổ hợp phím Windows +R

• Bước 2: Sau khi ấn tổ hợp phím, hội thoại Run được mở ra, bạn tiếp tục nhập “Control” vào ô Open. Sau đó ấn OK.

• Bước 3: Trong cửa sổ Control Panel, bạn chọn Category trong danh mục “View by”, sau đó chọn dòng “Change Date, Time, or Number Formats”.

• Bước 4: Trong bảng Region, máy chủ sẽ cung cấp các định dạng để người dùng lựa chọn như sau:

Trong Format -> chọn Vietnamese

Trong Date and time formats chọn định dạng như hình mà chúng tôi cung cấp phía dưới.

Trong đó: 

– Short Date: Biểu thị ngày ngắn

– Long Date: Biểu thị ngày dài

– Short Time: Biểu thị giờ ngắn

– Long Time: Biểu thị giờ dài. 

– First day of week: ngày đầu tiên trong tuần

Sau khi đã hoàn thành xong các mục, bạn có thể sử dụng phần Exemples để có thể xem trước các định dạng.

• Bước 5: Tiếp tục ấn Ok là bạn đã hoàn thành các thao tác thực hiện.

5. Chuyển date sang text trong Excel bằng FORMAT CELLS.

Việc chuyển định dạng ngày tháng sang text bạn thực hiện bằng việc sử dụng Format Cell, bạn chỉ thay đổi định dạng trong một ô dữ liệu của Excel mà không hề bị ảnh hưởng đến định dạng chung của máy. Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở File Excel và chọn ô dữ liệu có chứa định dạng ngày tháng -> nhấn chuột phải và chọn Format Cells.

Bước 2: Trong hộp thoại Format Cells, trong mục Number, bạn chọn Date và chọn theo định dạng và mình muốn chuyển. Sau đó ấn OK là bạn đã hoàn thành.

Hãy chú ý rằng đoạn văn bản được chuyển đổi sẽ đúng chính xác hoàn toàn so với bản gốc, ngoại trừ định dạng lề trái như cách trình bày của mọi văn bản trong Excel.

Vậy là chúng mình đã cùng nhau tìm hiểu về 3 cách đơn giản để chuyển date sang text trong Excel một cách dễ dàng và hiệu quả. Genz.edu.vn đã cung cấp cho bạn những cách tiếp cận khác nhau, mỗi cách đều rất chi tiết và dễ dàng thực hiện. Nhờ vào những cách đó làm việc với ngày tháng năm trong Excel sẽ không còn là điều gì đó khó khăn nữa.

Cảm ơn bạn đã theo dõi và đừng quên tiếp tục khám phá thêm những kiến thức hữu ích khác trong tương lai của chúng mình nhé!