Chủ đề email là gì – Hàng Hiệu Giá Tốt

Tuy mạng xã hội ngày càng phổ biến và ứng dụng tin nhắn ngày càng được dùng nhiều hơn, tuy nhiên email vẫn là hình thức giao tiếp không thể thiếu trong môi trường làm việc và học tập. Vậy bạn đã biết cách viết email và cách gửi email chuyên nghiệp chưa, nếu chưa thì hãy theo dõi bài viết sau đây bạn nhé!

Cách viết email theo chuẩn

Luôn luôn có dòng tiêu đề

Không ít người gặp rắc rối với việc nghĩ ra một dòng tiêu đề để đặt cho email. Nếu bạn cũng rơi vào hoàn cảnh tương tự thì hãy bắt đầu bằng việc viết email trước. Sau đó hãy quay lại và lựa chọn một tiêu đề mà nó có thể giải thích đầy đủ nội dung email một cách tốt nhất.

Thay vì sử dụng những từ ngữ tối giản như quan trọng, gấp,…thì bạn nên viết câu ngắn gọn và đủ ý để đặt tiêu đề email. Chẳng hạn như Thông tin hợp đồng số 12456, Bài khóa luận tốt nghiệp.

Đưa ra điểm chính vào câu mở đầu

Một trong những cách viết email được coi là hiệu quả nhất chính là đưa ra điểm chính của vấn đề ngay câu mở đầu. Đa phần người đọc sẽ không để hết nội dung đến câu kết. Đặc biệt là những người mỗi ngày phải nhận hàng trăm, hàng ngàn email. Do vậy, hãy cho họ biết rằng bạn quý trọng thời gian bằng cách đi thẳng vào ngay vấn đề chính ở câu đầu tiên trong email.

Không bao giờ bắt đầu email với một mở đầu mơ hồ

Tuyệt đối không được mở đầu email bằng những câu như đây, nó,…Ví dụ như “Nó cần hoàn thành lúc 5 giờ”. Cần phải chỉ định cụ thể hóa bằng vấn đề mà bạn cần viết.

Không sử dụng chữ in hoa

Thông thường, mọi người hay dùng chữ viết in hoa khi cần đề cập một vấn đề quan trọng nào đó. Tuy nhiên, nếu bạn viết in hoa cả một câu thì điều đó giống như việc bạn đang hét vào mặt người đọc vậy. Thế nên, thay vì dùng chữ in hoa để làm nổi bật điều gì đó như thời gian, địa điểm thì bạn nên tìm ra một ý tưởng thích hợp hơn để giải thích điều mà bạn đang muốn nhắc đến. Hoặc bôi đậm thông tin đó lên là được.

Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt

Cách viết email chuyên nghiệp không bao giờ có sự xuất hiện của chữ viết tắt hay biểu tượng cảm xúc. Bởi làm vậy người nhận sẽ cảm thấy bạn không lịch sự, thiếu tế nhị. Ngoài ra, bạn cũng nên nhớ viết hoa ký tự đầu tiên và tên riêng để thể hiện sự tôn trọng của mình với người nhận nhé!

Hãy ngắn gọn và lịch sự

Nếu email của bạn dài hơn 2 hoặc 3 đoạn văn thì hãy nghĩ đến việc rút gọn lại nội dung. Hoặc một giải pháp thay thế khác đó là dùng file đính kèm.

Hãy nhớ thưa gửi và cảm ơn

Thưa gửi, cảm ơn đều là những vấn đề cơ bản cần phải có trong một email chuyên nghiệp. Nó thể hiện sự tôn trọng và lịch sự của bạn dành cho người nhận email.

Thêm chữ ký

Cần phải chắc chắn rằng bạn có một chữ ký email chuyên nghiệp ở dưới mỗi email. Thông thường, nó sẽ bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ trang Web,…

Danh sách này sẽ giúp cho người nhận email dễ dàng liên hệ lại với bạn. Bên cạnh đó, nếu bạn trả lời email ở trên máy tính và thiết bị di động thì cần đảm bảo rằng thông tin phải trùng khớp với nhau bạn nhé!

Nếu không biết cách tạo chữ ký email thì cũng đừng lo lắng. Chỉ cần lên Google search các mẫu chữ ký gmail đẹp thì sẽ có hàng ngàn kết quả hiển thị. Tham khảo để lựa chọn một mẫu chữ ký nào phù hợp với lĩnh vực, ngành nghề của bạn và sáng tạo thêm để có nét riêng của mình là được.

Soát lại và chỉnh sửa

Trước khi nhấn nút gửi email bạn cần đảm bảo đọc, rà soát và chỉnh sửa lỗi đầy đủ. Những lỗi chính tả hay ngữ pháp nhỏ ở trong email cũng đủ làm cho người đọc cảm nhận được sự thiếu chuyên nghiệp và bất cẩn của bạn,…

Thêm vào đó, khi đọc lại email sẽ giúp bạn kiểm tra được các thông tin mà bạn muốn đề cập đến. Thật chẳng hay ho gì khi gửi đi gửi lại một email về vấn đề chỉ để bổ sung thông tin mà email trước đó gửi còn thiếu cả đúng không cả nhà?

Hãy đúng giờ

Cố gắng trả lời các email quan trọng trong vòng 24 giờ. Nếu bạn cần nhiều thời gian hơn để thu thập thông tin hay đưa ra quyết định thì hãy gửi một phản hồi ngắn giải thích sự chậm trễ. Điều đó sẽ cho người nhận biết được rằng bạn đã nhận được email của họ và đang trong quá trình giải quyết, cân nhắc vấn đề.

Các bước viết email theo chuẩn

Dù bạn gửi cho ai, gửi về vấn đề gì thì đều phải tuân thủ theo quy trình dưới đây để tránh sai sót.

Đặt tiêu đề cho email

Khi đặt tiêu đề cho email bạn cần lưu ý tiêu đề phải đúng với chủ đề, thu hút được sự chú ý của người đọc để họ biết được vấn đề chính bạn cần đề cập trong nội dung của email là gì. Việc đặt tiêu đề phù hợp sẽ giúp người nhận click vào xem email của bạn cao hơn.

Còn nếu đặt tiêu đề sai rất nhiều người sẽ cho rằng email không quan trọng, email rác và không ngần ngại xóa đi hoặc chẳng bao giờ click vào đọc nó.

Tiêu đề email đòi hỏi phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Hãy cẩn trọng việc lựa chọn ngôn ngữ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của email.

Trường hợp email mang tính định kỳ, chẳng hạn báo cáo làm việc theo ngày, theo tuần thì bạn cần ghi rõ ràng trong tiêu đề email. Tuyệt đối không được bỏ trống tiêu đề email.

Ngoài ra, bạn cũng nên đặt tiêu đề email bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ, người nhận không đọc được.

Đính kèm tập tin vào email

Cách gửi mail có file đính kèm không quá khó. Bạn chỉ cần lên trên Google gõ là sẽ có video, bài viết hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện việc này. Điều quan trọng mà ở đây chúng tôi muốn chia sẻ với bạn đó là thao tác đính kèm tệp tin vào trong email khi viết một email chuẩn.

Theo đó, khi bạn muốn đính kèm một tập tin vào trong email thì nên gửi những file có định dạng chung. Chẳng hạn như định dạng file pdf, doc, xls,… vì nó dễ dàng mở cho tất cả các loại máy.

Trong trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. Dĩ nhiên, file đính kèm ở trong email cũng nên được đặt tên rõ ràng. Không viết tiếng việt có dấu để đặt tên file vì sẽ bị lỗi.

Viết nội dung email theo chuẩn

Lưu ý tiếp theo để đảm bảo có một email chuẩn nữa đó là yếu tố cô động, xúc tích, rõ ràng của email. Tốt nhất bạn phải sử dụng những câu ngắn, nó có liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn muốn đề cập đến trong email. Nêu rõ lý do viết email ở ngay trong câu đầu tiên như chúng tôi đã chia sẻ ở trên.

Điều tối kỵ nhất khi viết email đó là viết toàn bộ bằng chữ hoa, kích cỡ chữ nhỏ, lúc to lúc nhỏ, chữ in nghiêng, in đậm tùy ý. Mặc dù đó là yêu cầu tối thiểu ở trong trình bày văn bản, tuy nhiên vẫn có rất nhiều mắc người mắc lỗi này khi viết email, thậm chí là soạn thảo văn bản.

Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý dùng dấu câu đúng vị trí. Thực hiện theo đúng tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản. Cụ thể như sau:

+ Chữ cái đầu dòng luôn viết hoa. Nên nhớ là viết hoa, không phải viết in hoa. + Sau dấu chấm câu luôn phải viết hoa. Tên riêng, tên địa danh phải viết hoa. + Toàn bộ các dấu câu đều phải viết sát với chữ phía trước, khoảng trống và đến chữ sau. + Dấu ngoặc đơn, ngoặc kép phải viết sát với ký tự ở ngay trước và sau chúng. + Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau duy nhất một khoảng trống. + Viết đủ ý rồi mới được chấm câu. Dùng dấu phẩy nếu câu có nhiều ý.

+ Nếu viết dài hãy chia đoạn.