Cách tính giá tour bằng Excel cập nhật mới nhất 2024 siêu dễ

Tháng Một 11, 2024

Bật mí ngay hôm nay Genz.edu.vn  sẽ hướng dẫn bạn cách tính giá tour bằng Excel đã được cập nhật đầy đủ và độc quyền cho năm 2024 giúp bạn khám phá những điểm đến tuyệt vời mà không cần lo lắng về ngân sách. Đón ngay cơ hội khám phá những hành trình đẳng cấp, thả ga khám phá thế giới, và cùng lên kế hoạch cho những kỳ nghỉ đáng nhớ ngay từ bây giờ nhé!

Đón chào 2024 với bước chân vào thế giới du lịch đầy phấn khích và mê hoặc! Đã đến lúc bạn thả mình vào hành trình giải tỏa những áp lực, stress từ cuộc sống bộn bề để khám phá những điểm đến hấp dẫn, và thưởng ngoạn tầm vóc của những chuyến du ngoạn đỉnh cao.

Cách tính giá tour bằng Excel
Cách tính giá tour bằng Excel

1. Bảng chiết tính là gì?

Bảng Chiết tính là tập hợp giá NET (là mức giá cuối cùng khách thuê phải trả cho khách sạn khi đặt phòng hay mua/ sử dụng sản phẩm, dịch vụ liên quan. Giá này gọi nhanh là “giá thanh toán”, nằm trong bảng thực giá, đã bao gồm phí dịch vụ và thuế GTGT (VAT)) cấu thành lên giá mỗi tour du lich.

Hệ thống kết nối trực tiếp tới dịch vụ nhà cung cấp giúp giảm thời gian tìm kiếm Giá dịch vụ + Nhà cung cấp, đặc biệt hệ thống có thời gian lưu lâu dài và không bị mất, nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ và điều hành, kiểm tra giá tại bất kỳ thời gian nào trong năm kinh doanh.

Khi tạo ra một tour du lịch, bạn cần chọn các Dịch vụ cung cấp cho mỗi ngày tour dựa trên cam kết chất lượng, giá cung cấp đối với khách hàng

Truy cập: Menu > Dịch vụ > Tour sản phẩm

Nhấn chuột phải vào Tour sản phẩm chọn Chiết tính tour để bắt đầu tính giá thành và giá bán của chương trình tour.

Truy cập: Menu > Dịch vụ > Tour sản phẩm
Truy cập: Menu > Dịch vụ > Tour sản phẩm

Trước tên tour, hệ thống hiển thị các ô vuông màu giúp bạn nhận biết nhanh tình trạng tính giá, trong đó:

 Tour đã được chiết tính đầy đủ các dịch vụ

t%C3%ADm Tour đã chiết tính nhưng còn thiếu 1 số dịch vụ chưa được chiết tính

 Tour chưa chiết tính giá cho các dịch vụ

2. Cấu hình chiết tính giá tour bằng Excel

Khi truy cập vào bảng chiết tính giá tour, bạn cần cấu hình 1 số dữ liệu trước khi chúng ta bắt đầu chiết tính giá chi tiết cho mỗi dịch vụ

Nhấn Cấu hình chiết tính góc trên bên phải và tiến hành cài đặt

Nhấn Cấu hình chiết tính góc trên bên phải và tiến hành cài đặt
Nhấn Cấu hình chiết tính góc trên bên phải và tiến hành cài đặt

2.1. Quản lý hành trình

Trong khi chiết tính giá, chúng ta có thể điều chỉnh lại nội dung chương trình tour, các dịch vụ sử dụng theo ngày ngay tại đây một cách linh hoạt.

Điều chỉnh nội dung chương trình tour, các dịch vụ sử dụng theo ngày
Điều chỉnh nội dung chương trình tour, các dịch vụ sử dụng theo ngày
  • Nhấn icon them1104 để thêm ngày hành trình- Nhấn but để chỉnh sửa ngày hành trình
  • Nhấn delete 3007 để xóa ngày hành trình

2.2. Quản lý thời gian áp dụng

Một tour có thể tạo nhiều khoảng thời gian áp dụng để điều chỉnh phù hợp với giá và các nhà cung cấp theo mùa cao điểm, thấp điểm

Có thể thao tác butđể sửa thời gian, tỷ lệ lợi nhuận (Tính theo % hoặc 1 số tiền cụ thể) cho các khoảng thời gian khác nhau.

Lưu ý: Các khoảng thời gian không được trùng nhau, tại 1 thời điểm chỉ áp dụng được 1 chính sách giá

Quản lý thời gian áp dụng
Quản lý thời gian áp dụng

Hệ thống tự động nhân bản dữ liệu chiết tính từ 1 khoảng thời gian ban đầu bạn đã chiết tính và áp dụng cho các khoảng thời gian khác. Bạn có thể thay đổi lại các nhà cung cấp, dịch vụ phù hợp theo từng khoảng thời gian áp dụng.

Xem ngay bài hay nhất:  Hướng dẫn cách dùng cấu trúc IF ELSE trong VBA Excel - Gitiho
Có thể thay đổi lại các nhà cung cấp, dịch vụ phù hợp theo từng khoảng thời gian áp dụng
Có thể thay đổi lại các nhà cung cấp, dịch vụ phù hợp theo từng khoảng thời gian áp dụng

2.3. Xóa trắng bảng chiết tính

Thao tác này giúp bạn xóa toàn bộ dữ liệu dịch vụ của nhà cung cấp trong bảng chiết tính.

Thường được sử dụng trong 1 số trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Tour có nhiều khoảng thời gian áp dụng và mỗi khoảng thời gian áp dụng các dịch vụ với nhà cung cấp khác nhau. Bạn sử dụng thao tác này để xóa đi các dịch vụ có trong bảng chiết tính với 1 khoảng thời gian cụ thể, tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp.

Thao tác xóa bảng chiết tính các nhà cung cấp trong khoảng thời gian từ 1/10-31/12/2023
Thao tác xóa bảng chiết tính các nhà cung cấp trong khoảng thời gian từ 1/10-31/12/2023

Trường hợp 2: Trong bảng chiết tính này ngoài việc áp dụng giá theo khoảng thời gian, hệ thống còn cho phép chúng ta cung cấp dịch vụ theo hạng sao với các đối tượng khách hàng có nhu cầu khác nhau.

Hiện tại 1 khoảng thời gian áp dụng sẽ có tương ứng với 4 phân khúc dịch vụ, tương đương 4 bảng chiết tính giá:

  • Không phân hạng sao
  • Hạng 3 sao
  • Hạng 4 sao
  • Hạng 5 sao

Bạn có thể điều chỉnh trên từng bảng giá này các dịch vụ như khách sạn, nhà hàng…phù hợp với phân khúc khách hàng sử dụng.

Trong trường hợp cần thiết, bạn cũng có thể xóa trắng bảng chiết tính để thay đổi toàn bộ dịch vụ cho mỗi hạng sao.

Xóa bảng chiết tính theo thời gian áp dụng với 1 hạng sao
Xóa bảng chiết tính theo thời gian áp dụng với 1 hạng sao

2.4. Quản lý khoảng cách

Chức năng này sẽ cho phép bảng chiết tính tự động tính giá dựa trên các khoảng khách hàng mà bạn thiết lập. Ví dụ: 1pax – 2pax, 3pax – 4pax… và lựa chọn loại xe ôtô (theo số chỗ) tương ứng bạn sẽ sử dụng cho mỗi nhóm khách.

  • Click them icon2802 để thêm mới các khoảng khách
  • Click but để sửa các khoảng cách đã thêm
  • Click delete 3007 để xóa 1 khoảng khách

FOC: Chính sách FOC của doanh nghiệp lữ hành áp dụng cho khách hàng, Cột FOC là số lượng pax được miễn phí khi booking (Ví dụ 10 pax, FOC 1: Hệ thống tính tổng chi phí đoàn cho 10 pax và chia cho 9 pax để ra giá Nett 1 pax)

Quản lý khoảng cách
Quản lý khoảng cách

Lưu ý:

  • Đối với tour S.I.C: Khoảng khách là các nhóm khách với số khách tối đa của đoàn khi chúng ta tổ chức.

Nếu bạn tổ chức đoàn với các nhóm từ 10-15, 16-22 khách thì bạn cần thêm 3 khoảng khách tương tứng là 1-9, 10-15, 16-22. Thực tế trong chiết tính chúng ta không quan tâm nhiều tới nhóm 1-9, tuy nhiên do đặc thù ghép lẻ nên mỗi booking của sale có thể chỉ có từ 1,2,3… khách nên cần có khoảng khách này trong bảng chiết tính để hệ thống nhận được dữ liệu giá bán trong booking sale (Chi tiết về cài đặt giá bán ở mục B (Chiết tính giá))

  • Đối với tour Private: Khoảng khách này là số khách mà chúng ta hay bán. (Có thể điều chỉnh linh hoạt ở quy trình bán hàng phía sau theo số khách cụ thể)
  • FOC theo đoàn chỉ áp dụng cho tour Private.

Nếu chỉ nhập 1 nhóm khách/khoảng khách và áp dụng FOC, hệ thống sẽ tự động áp dụng và hiển thị số lượng FOC cho các nhóm khách/khoảng khách lớn hơn.

Ví dụ như hình ảnh trên, nhập FOC cho 10 khách là 1 nhưng không nhập FOC cho các khoảng 16 khách và 20 khách. Hệ thống sẽ tự động cập nhật cho 2 nhóm khách lớn hơn này là 1 FOC. Nhưng nếu bạn nhập số FOC khác cho các nhóm khách lớn hơn, hệ thống sẽ ghi nhận số FOC mà bạn nhập cho các khoảng khách đó

2.5. Quản lý nhóm trẻ

Trong bảng chiết tính giá tour này, bạn có thể chọn các dịch vụ áp dụng cho trẻ. Sau đó vào Quản lý nhóm trẻ và nhập tỷ lệ lợi nhuận mong muốn.

Khi sale tạo booking cho khách hàng, nhập số lượng trẻ cùng độ tuổi, hệ thống sẽ hiển thị giá nett và giá bán tương ứng của nhóm trẻ đã được chiết tính chính xác ở đây.

Chúng tôi cài đặt 3 nhóm trẻ theo độ tuổi mặc định trên hệ thống gồm:

  • 0-1 tuổi
  • 2-4 tuổi
  • 5-10 tuổi
Xem ngay bài hay nhất:  HƯỚNG DẪN 5 CÁCH TÍNH LŨY KẾ NHANH CHÓNG VÀ ... - Gitiho

Bạn có thể tùy chỉnh các nhóm trẻ theo độ tuổi phù hợp với chính sách doanh nghiệp ở khu vực.

2.6. Cấu hình S.I.C tour

Chức năng này chỉ áp dụng đối với tour S.I.C, đây cũng là điểm khác biệt duy nhất giữa tour S.I.C và Private.

Đối với tour S.I.C doanh nghiệp sẽ có kế hoạch tổ chức trước, sau đó Sale bán hàng và chuyển Điều hành thực hiện tổ chức tour theo kế hoạch.

Bộ phận sản phẩm cần tính giá Nett toursố lượng người tối thiểu để tổ chức được tour, giá bán 1 người để đạt lợi nhuận kỳ vọng

Trong hệ thống phần mềm TravelMaster, Hệ thống hỗ trợ nhà tổ chức tính giá Nett cho 1 pax, dự kiến giá bán theo số lượng khách đạt điểm hòa vốn, lợi nhuận đoàn của nhóm khách sẽ tổ chức.

Do mỗi doanh nghiệp có những chi phí cũng như lợi nhuận kỳ vọng khác nhau nên bộ phận xây dựng sản phẩm cần nhập giá bán áp dụng cho đối tượng khách là Đại lý, Khách lẻ.

Cấu hình S.I.C tour
Cấu hình S.I.C tour

2.7. Chương trình tour

Chức năng xuất chương trình tour ra file word, các thông tin bao gồm:

  • Thông tin của doanh nghiệp lữ hành
  • Tên tour
  • Số ngày/ Số đêm
  • Tóm tắt hành trình tour
  • Chương trình chi tiết mỗi ngày
  • Bảng giá theo số pax, cùng chính sách FOC nếu có
  • Thông tin lưu trú

2.8. Export bảng tính chiết

Chức năng xuất bảng chiết tính ra file excel. Sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp cần lưu bản cứng hoặc trình ký

3. Cách tính giá tour bằng Excel

Trong bảng chiết tính giá này, hệ thống hiển thị các dịch vụ sử dụng trong tour và ngày sử dụng tương ứng của dịch vụ đó. Bạn chỉ cần tham chiếu dịch vụ tới các nhà cung cấp tương ứng loại dịch vụ sử dụng, thao tác như sau:

Bước 1: Chọn khoảng thời gian áp dụng và phân hạng sao bạn muốn tính giá

Chọn khoảng thời gian áp dụng và phân hạng sao bạn muốn tính giá
Chọn khoảng thời gian áp dụng và phân hạng sao bạn muốn tính giá

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp trong bảng dự toán chi phí

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp trong bảng dự toán chi phí
Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp trong bảng dự toán chi phí

Click chuột vào Them dich vu để lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phù hợp, trong đó:

Nhà cung cấp: Ở trường này bạn có thể sử dụng các công cụ tìm kiếm theo tên nhà cung cấp, địa chỉ…để tìm kiếm.

Tìm kiếm nhà cung cấp
Tìm kiếm nhà cung cấp

Nhấn vào AfP8Mtpklf9SAAAAAElFTkSuQmCC để chọn 1 nhà cung cấp, lúc này hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ dịch vụ của nhà cung cấp đó

Bạn có thể sử dụng các tiêu chí trong ô search để tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp 1 cách nhanh nhất:

  • Ô tìm kiếm: Tên dịch vụ. Hệ thống lấy mặc định ngày theo thời gian hiện tại để tìm kiếm các dịch vụ thoải mãn về thời gian cung cấp, bạn có thể thay đổi lại về thời gian tìm kiếm phù hợp.
  • Để hiển thị tất cả các dịch vụ của nhà cung cấp, bạn nhấn vào  để xóa các tiêu chí lọc
  • Các dịch vụ đã hết thời gian áp dụng hệ thống có biểu tượng Khoa lock để bạn dễ dàng nhận biết. Tuy nhiên với trường hợp hết thời gian áp dụng nhưng giá dịch vụ nhà cung cấp không thay đổi thì bạn vẫn có thể chọn sử dụng dịch vụ này cho tour
  • VND…Từ….Đến: Nhập khoảng giá Nett để tìm kiếm các dịch vụ thỏa mãn về tiêu chí giá

Tick vào dịch vụ muốn lựa chọn và nhấn chon dv

Nếu dịch vụ chưa có trong danh sách, nhấn th%C3%AAm để thêm nhanh dịch vụ cho Nhà cung cấp đó


Lưu ý khi áp dụng 1 dịch vụ:

  • Sau khi đã lựa chọn dịch vụ, hệ thống sẽ tự động hiển thị Giá Nett, bạn có thể sửa giá này nếu cần.

(Khi sửa ở đây, giá chỉ áp dụng cho tour sản phẩm này và không bị thay đổi ở khu vực nhà cung cấp)

  • Ô Loại: Hiện thị 2 lựa chọn đó là Giá biến đổi (áp dụng cho 1 người) và Giá cố định (Áp dụng cho cả đoàn)
  • Ngày áp dụng: Hệ thống hiển thị toàn bộ các ngày sẽ sử dụng dịch vụ này, bạn có thể áp dụng dịch vụ của 1 nhà cung cấp cho tất cả các ngày hoặc mỗi ngày sử dụng 1 nhà cung cấp khác nhau, tùy theo mục đích sử dụng
  • Loại áp dụng: Giá Biến đổi/ Cổ định áp dụng theo ngày sử dụng.
Xem ngay bài hay nhất:  03 cách giãn dòng trong Excel mới nhất 2023

Ví dụ: Khi bạn chọn khách sạn ở đêm 1,2 trong hành trình tour và loại áp dụng là Biến đổi, giá nett 1.200.000đ/phòng/đêm.

– Chọn cố định: Hệ thông sẽ áp dụng giá 1.200.000đ/phòng và tổng chi phí không thay đổi theo số đêm sử dụng.

– Chọn biến đổi: Hệ thống sẽ áp dụng tính giá: 1.200.000đ/phòng*số đêm để tính tổng chi phí.

Để tránh việc quý khách bị nhầm lẫn trong các dịch vụ nên chúng tôi khóa mặc định 1 số dịch vụ cụ thể theo đặc thù.

  • Một số dịch vụ được áp dụng, hệ thống sẽ tự động hiển thị số lượng FOC dịch vụ ngay bên cạnh giá của dịch vụ ở khoảng khách tương ứng
Chính sách FOC đã nhập từ Nhà cung cấp
Chính sách FOC đã nhập từ Nhà cung cấp

Nhấn Luu lai để hoàn tất thao tác chọn dịch vụ trong bảng chiết tính. Thao tác tương tự với các loại dịch vụ khác.

3.1. Lưu ý về khách sạn

Khi bạn làm việc trong ngành khách sạn, việc tính toán giá tour là một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh của bạn. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận mà còn đến trải nghiệm của khách hàng. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng về cách tính tour của khách sạn.

  • Dịch vụ này sẽ mặc định tính bằng Giá biến đổi
  • Đối với tour Private, tại bảng giá khách sạn sẽ hiển thị thêm giá Phụ phí Phòng đơn (Single Supplement)

Phòng đơn (Single Supplement) sẽ không tính vào tổng giá trị của tour, chỉ mang tính hiển thị để nắm được chi phí cần thu thêm nếu khách có nhu cầu ở riêng phòng. Phụ phí này được tính bằng công thức:

Phụ phí phòng đơn = Giá 1 phòng – (Giá 1 phòng/số khách tối đa 1 phòng)
Ví dụ: Giá 1 phòng = 3.600.000đ, tiêu chuẩn tối đa 3 khách/phòng
Khi đó, Phụ phí phòng đơn = 3.600.000 – (3.600.000/3) = 2.400.000đ
  • Khi chiết tính giá khách sạn, hệ thống sẽ mặc định tính theo giá ngày thường vì ở giai đoạn thiết kế tour sản phẩm chúng ta không thể xác định thời gian khởi hành của khách. Việc thay đổi giá cuối tuần/lễ tết sẽ được thực hiện ở quy trình kinh doanh.
Lưu ý về khách sạn
Lưu ý về khách sạn

3.2. Lưu ý về Landtour

(A) Đối với Tour Private

Nhóm khách trong bảng chiết tính phải nằm trong khoảng khách của Landtour bạn chọn, cụ thể:

  • Điều kiện 1: Nhóm khách nhỏ nhất của bảng chiết tính tour phải lớn hơn hoặc bằng khoảng khách nhỏ nhất trong landtour
  • Điều kiện 2: Nhóm khách lớn nhất của bảng chiết tính tour phải nhỏ hơn hoặc bằng khoảng khách lớn nhất trong landtour

Ví dụ như hỉnh ảnh dưới đây:

  • Nhóm khách nhỏ nhất của bảng chiết tính tour là 01 pax, lớn nhất là 20 pax
  • Khoảng khách nhỏ nhất của landtour là 01 pax, nhưng khoảng khách lớn nhất của landtour là 10 pax

==> Do đó không đáp ứng điều kiện 2, hệ thống sẽ có cảnh báo Khoảng khách Land không phù hợp.

Thêm mới dịch vụ Landtour trong bảng chiết tính tour Private
Thêm mới dịch vụ Landtour trong bảng chiết tính tour Private

(B) Đối với tour S.I.C/ Outbound

Điều kiện: Các khoảng khách trong Bảng chiết tính tour S.I.C phải trùng khớp với khoảng khách của Landtour.

Ví dụ:

Bảng chiết tính có các khoảng khách là: 01 – 06, 07 – 15, 16 – 40

Khoảng khách trong Nhà cung cấp Landtour có các khoảng khách là: 01 – 06, 07 – 15, 16 – 45,…

Có thể thấy 2 khoảng khách đầu tiên đã trùng khớp, nhưng khoảng khách thứ 3 của Bảng chiết tính là 16 – 40 và của dịch vụ Nhà cung cấp là 16 – 45. Do đó không đáp ứng điều kiện về trùng khớp các khoảng khách, hệ thống sẽ có cảnh báo Khoảng khách Land không phù hợp.

Thêm mới dịch vụ Landtour trong bảng chiết tính tour SIC/ Outbound
Thêm mới dịch vụ Landtour trong bảng chiết tính tour SIC/ Outbound

Không còn bất kỳ lý do nào để chần chừ, bạn đã sẵn sàng để bước chân vào những chuyến hành trình tuyệt vời và đầy ý nghĩa trong năm 2024 chưa? Cách tính giá tour bằng Excel cập nhật mới nhất sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy trên mỗi hành trình của bạn.

Đừng để mọi suy nghĩ về ngân sách làm trở ngại cho ước mơ du lịch của bạn. Hãy mạnh dạn lên kế hoạch, đắm chìm trong những trải nghiệm tuyệt vời, và để những khoảnh khắc đáng nhớ ghi dấu mãi trong trái tim. Không giới hạn, không ngại ngùng – thế giới đang chờ đón bạn!

Cảm ơn các bạn đã đồng hành cùng Genz.edu.vn trong hành trình khám phá và học tập. Hãy tiếp tục theo dõi Genz.edu.vn để có thể tham khảo thêm nhiều bài viết hay khác của chúng mình nhé!  Chúc các bạn thành công rực rỡ và tràn đầy năng lượng trong mọi hoạt động!