3 cách tách xã huyện tỉnh trong excel không thể bỏ qua

Tháng Một 3, 2024

Trong quá trình làm việc với Excel thì bạn sẽ gặp danh sách dữ liệu chứa địa chỉ của khách hàng như: số nhà, phường, quận, thành phố… và bạn đang muốn tách riêng từng địa chỉ nhưng chưa biết cách làm thế nào. Đừng lo vì Genz.edu.vn sẽ hướng dẫn cho các bạn cách tách xã huyện tỉnh trong excel nhanh chóng nhé.

Video hướng dẫn cách tách địa chỉ trong excel:

Xem thêm: Bật mí cách tạo 2 dòng trong 1 ô trên Excel siêu dễ mới nhất

1. Cách tách xã huyện tỉnh trong excel với ví dụ minh họa

Cùng nhìn ví dụ minh họa dưới đây:

Yêu cầu: Bạn đọc cần tách được tên Phường, Quận, Thành phố ra các cột C, D, E từ địa chỉ trong cột A.

Đặc điểm dữ liệu ở đây là:

  • Lúc thì viết tắt (như P.7, Q Go Vap, Tp.HCM) lúc lại viết đầy đủ (như Phuong, Quan, TP. Ho Chi Minh)
  • Độ dài ký tự không giống nhau.

Để làm được yêu cầu này, bạn đọc cần nắm vững một số kiến thức sau:

1.1. Cách tách xã huyện tỉnh trong excel bằng hàm SEARCH

Tính năng: Hàm SEARCH là hàm giúp tìm một chuỗi ký tự nhỏ trong 1 chuỗi ký tự lớn, để xác định vị trí của chuối ký tự nhỏ.

Xem ngay bài hay nhất:  HƯỚNG DẪN CÁCH VIẾT ĐỘ PHÚT GIÂY TRONG EXCEL

Hàm SEARCH có tác dụng gì với ví dụ này? Khi nhìn trong đoạn văn bản địa chỉ, chúng ta thấy có 1 dấu hiệu nhận biết vị trí bắt đầu của đoạn văn bản cần tách như sau:

image_yeu-cau-tach-dia-chi-quan-huyen
Yêu cầu tách địa chỉ quận huyện

Đó chính là luôn bắt đầu với ký tự P, trước đó là ký tự dấu phẩy và dấu cách.

Như vậy, tại vị trí này, chúng ta sẽ có thể tách địa chỉ thành 2 phần:

  • Phần số nhà, tên đường
  • Phần tên Phường, Quận, Thành phố

Công thức hàm SEARCH tại ô B2 được viết như sau:

=SEARCH(“, P”, A2)

Trong đó:

  • ”P”:Tìm theo chuỗi ký tự là “, P” gồm dấu phẩy + dấu cách + chữ P
  • A2: Tìm theo dãy ký tự trong ô A2

Kết quả thu được sau khi sử dụng công thức hàm trên là:

ket-qua-vi-tri-ky-tu-lam-can-cu-tach-boi-ham-search
Kết quả vị trí ký tự làm căn cứ tách bởi hàm search

Xem thêm: Cách sử dụng hàm SEARCH có điều kiện trong Excel cực đơn giản

1.2. Cách tách xã huyện tỉnh trong excel bằng hàm RIGHT

Đây là cách tách địa chỉ trong Excel có thể ứng dụng rất tốt khi bạn cần tách riêng trên phường, quận, thành phố. Bước tiếp theo sau khi sử dụng hàm SEARCH chính là lấy phần ký tự bên phải của Địa chỉ, bắt đầu từ kết quả đã có từ bước trên.

Nguyên tắc lấy:

  • Sử dụng hàm RIGHT
  • Ký tự cần tách: ở cột Địa chỉ
  • Độ dài ký tự cần lấy: Tính từ vị trí xác định bởi hàm SEARCH tới hết phần bên phải. Tương ứng với việc bỏ toàn bộ phần ký tự bên trái từ 1 tới vị trí xác định bởi hàm SEARCH.
Xem ngay bài hay nhất:  Hướng 2 cách tính độ nhạy trong excel - Sử dụng data table

Công thức cần điền tại ô C2 như sau:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-B2)

Trong đó,

  • LEN(A2)-B2: Độ dài ký tự cần lấy
  • LEN(A2): Là tổng số ký tự ở ô A2
  • B2: Là phần ký tự bên trái tới vị trí bắt đầu tên Phường đã xác định bởi hàm SEARCH ở trên.

Kết quả thu được là:

dau-hieu-nhan-biet-vi-tri-can-tachv
Dấu hiệu nhận biết vị trí cần tách

1.3. Cách tách xã huyện tỉnh trong excel bằng tính năng Text To Column

Sử dụng Text to Column là cách tách địa chỉ trong Excel rất hữu ích khi bạn muốn tách đoạn text ra nhiều cột dựa vào 1 ký hiệu hay độ dài của ký tự. Để sử dụng công cụ này cần đảm bảo nội dung được tách phải là Text, không phải là Formular (công thức).

Tại cột C, bạn đọc đang có kết quả của công thức xác định bởi hàm RIGHT. Để có thể xóa công thức đi mà vẫn giữ nguyên kết quả của công thức, bạn cần làm như sau:

  1. Copy vùng ô chứa công thức C2:C5
  2. Dán đặc biệt phần giá trị (Paste Special > Value) vào ô C2
giu-lai-gia-tri-cong-thuc
Giữ lại giá trị công thức 

Ở bước tiếp theo, hãy sử dụng tính năng Text to Columns như sau:

  1. Chọn vùng C2:C5
  2. Trong thẻ Data chọn Text to Columns
data-text-to-column
Chọn data text to column

Cửa sổ Text to Columns mở ra, trong cửa sổ này, các thao tác cần thực hiện như sau:

  • Step 1 of 3: Chọn Delimited rồi bấm Next>
  • Step 2 of 3: Đánh dấu chọn vào mục Comma (dấu phẩy) rồi bấm Finish.
Đánh dấu chọn vào mục Comma dấu phẩy rồi bấm Finish
Đánh dấu chọn vào mục Comma dấu phẩy rồi bấm Finish

Bạn sẽ có kết quả như sau:

ket-qua-tach-ky-tu-voi-ham-right
Kết quả tách ký tự với hàm right

Xem thêm3 cách tách cột họ và tên trong Excel nhanh và đơn giản nhất

Xem ngay bài hay nhất:  Hướng dẫn cách dùng hàm Frequency trong Excel - Unica

2. Kết luận

Như vậy, cách tách xã huyện tỉnh trong excel đã không còn là việc khó khăn, tốn công sức và mất thời gian như bạn nghĩ. Với 3 cách đơn giản bằng cách dùng hàm search, right, và tính năng Text To Column mà Genz.edu.vn chia sẻ trong bài bạn đã có thể dễ dàng tách địa chỉ trong Excel chỉ trong vài thao tác. Hy vọng nó sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu địa chỉ trong Excel một cách thuận tiện và nhanh chóng hơn, giúp tối ưu hóa công việc của bạn.